出境組團計調操作流程

一、接聽咨詢電話

   出境計調的操作是從接聽電話開始的。一是接聽本社服務網點打來的咨詢電話，二是接聽本地游客打來的咨詢電話，三是接聽同業旅行社打來的咨詢電話。

   出境計調接到這些咨詢電話時，首先要問清楚客人要去哪幾個地區或國家。記錄好他們的具體要求。

二、確定產品和報價

 （一）確定旅游產品

 

   每個旅行社都有很多已經向市場公開推出的已經成型的出境旅游產品，在接受散客、代理旅行社、在線平臺咨詢時，出境計調一般都是直接向他們推薦本社已經設計好的旅行社產品，向他們推薦每個產品的亮點，報價及價格構成等等。讓他們在眾多出境旅游產品中選擇自己滿意的旅游產品。

   2、獨立成團游客

 

   如果是獨立成團，出境計調可以先推薦本社現有出境旅游產品。如果對現有出境旅游產品滿意就不需要重新設計了。如果不滿意，出境計調就必須根據游客的要求重新設計出境旅游產品。經過雙方多次協商、修改、設計出游客滿意的旅游產品。

 （二）進行合理報價

 

   3、向各服務網點和同業旅行社報價

三、簽訂出境旅游前期服務合同

   游客確認了行程和報價之后，不能馬上簽正式的出境旅游合同，因為不能保證游客簽證全部成功。如歐洲國家簽證有時就不能成功，游客出了簽證費，而不能出去旅游。為了規避簽了正式合同而又不能出行的一些風險，在辦理簽證前就與游客先簽訂一份出境旅游前期服務合同。

四、編制團號

五、預報計劃、預定機位

   預報計劃的內容應該包括團號、旅游團的準確人數、團隊抵離時間及交通工具，行程，食宿標準以及其他要求等。

   一般團隊大交通機票是往返程一起預訂。

   在不同季節，不同的航線要求計劃訂票的時間有區別。

   一般情況下，本著穩妥和優化航線及價格的原則，出境團隊機票的預訂時間：遠程線路約出發前1個月至2個月預訂，近程線路約提前半個月至1個月預訂。

六、審驗資料、辦理簽證

 （一）收取參團資料

 

   去香港、澳門，要提前辦理港澳通行證，出發前再辦簽注；

   去臺灣，要提前填寫大陸地區人民出入臺灣地區申請書，然后用提供的資料辦理入臺證；

   如果去東南亞國家，簽證資料要求相對簡單，要提供護照和照片辦理；

   如果去亞洲其他國家如日本和歐洲、大洋洲、美洲的一些國家，也需要護照和其他相應的資料辦理簽證，但是資料要求就相對多些，也比較嚴格，并且要保證所需的證件沒有過期，是有效的。

 （二）審驗簽證資料

 

   一般情況下，申請人必須提供有效期六個月以上的護照原件，但有些國家如美國、加拿大等需要1年以上有效期方可進入。

   護照的最后一頁必須由本人簽字；如果是換發的護照還要提供舊護照；有拒簽史的客人，要提供拒簽說明。

   本人填寫團體旅游用簽證申請書相關資料，要用簽字筆填寫，整潔美觀，簽名處一定要由客人本人簽名。

   3.在職人員提供材料

 

   加蓋公章的公司營業執照復印件，公司提供的在職證明（在職證明規定用單位抬頭紙，內容包括申請人的姓名、性別、出生日期、年齡、護照號碼，從何時起在公司任職、現任職務，加蓋公司公章）。

   機關事業單位工作人員提供法人代碼證復印件和上述格式的在職證明。

   一是遞交有效的護照

 

   五是大使館或者領事館，呈報國內主管部屬門審查批準

 

   六是前往國家的主管部門，將審批意見通知駐該國使領館

   準確掌握簽證辦理所需工作日，保證簽證后交通票據的購買、出境名單的辦理、與境外地接社確認接待事項等操作有充足的預留時間，使得計調操作有計劃按步驟進行。游客的旅游目的地不同，簽證所需工作日不同，使館在周六、周日不受理簽證，節假日休息。所以計調員一定要掌握好送簽時間。否則，一旦簽證延誤，整個團隊都無法按期出發，損失嚴重。

   很多發達國家（如美國和歐洲國家）辦理簽證申請都需要提前預約，如電話預約、在線預約和郵件預約。預約時間確定才可以在預約當天去領館交材料。

   一般發展中國家如東南亞辦理簽證，通常都不需要預約，可直接交材料給使館。部分發達國家也不需要預約，如加拿大和澳大利亞，新西蘭等。

七、簽合同、上名單

 （一）簽合同

 

   簽證成功之后，必須與游客簽訂出境旅游合同。

   根據出境旅游合同的要求，填寫相關項目，并且要將合同的內容告知游客。

   合同簽好之后確認團費、保證金與擔保函是否收齊。

 （二）上名單

 

   3、上保險系統

八、督促書面確認、發正式計劃

   一定要督促境外接待社在最短的時間內（8—24小時）書面確認。確認重點為：境外機（車、船）票、用房、用車、結算等事宜。 

   出境計調應該在團隊到達境外第1 站前10 一15天內，將正式計劃郵寄或傳真至境外接待社。

   正式計劃內容包括發團確認書，團隊行程和各項服務的標準及特殊要求。

   正式計劃用正式文件的格式打印，并加蓋旅行社公章，每地寄出兩份以上。

九、出機票、派領隊

   待團隊出簽后，出境計調要通知航空公司出票。

   團隊票價格與散客票價格一般差別較大，所以航空公司規定團隊機票一旦出票，人數不可增減，不得退票，不得簽轉，不得變更航班，不得換人。

   派遣海外領隊，需要提前10天安排，并第一時間通知領隊，以便領隊做好相應的準備工作。

十、召開行前說明會

   5.說明有關注意事項

十一、召開行前說明會

   根據最終落實的團隊情況向海外領隊派發出團通知書。給游客的出團通知書上包含團隊的行程、出發時間、地點、緊急聯系人姓名、電話、注意事項等信息。

十二、確認付款、發團

   出發前24小時與對方核對計劃 ，要求對方最終確認，向對方催要〈結算單〉。

   確認團隊質量無異議，經財務部審核，總經理批準，（允許預付）將團款匯入地接社賬戶。

 （二）發團

 

   按照約定的出團時間，把團隊送到機場，辦理好出境相關手續，讓團隊順利出境。

   在出團期間，出境計調保持手機24小時開機，跟進團隊進展狀況，如有問題，及時與地接溝通、處理。

十三、后續工作

   出境旅游團隊回國后，2-5個工作日之內，根據使領館的銷簽要求，出境組團計調應將銷簽所需資料收齊并交使館銷簽。

 （二）費用結算

 

   1．領隊報賬；2.與境外地接社結賬。

 （三）歸檔總結

 

   團隊結束后，要將所有操作傳真及單據復印留檔，作為操作完畢團隊資料歸檔。

   團隊操作流程結束，最后需要跟蹤團隊反饋，記錄下團隊歷史記錄中的重要信息，以便今后取長補短。

 （四）調整產品