國內(nèi)組團(tuán)計調(diào)操作流程

一、接聽咨詢電話

   獨立成團(tuán)通常會委派專門人員跟旅行社洽談旅游事宜，簽訂旅游合同。

   國內(nèi)組團(tuán)計調(diào)在接旅游洽談專員咨詢電話時一定要做好電話記錄，問清客人的基本情況和要求。如出團(tuán)時間、往返大交通、住宿標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、主要旅游景點、是否需要全陪、特殊要求。

 （二）接聽散拼團(tuán)游客的咨詢電話

 

   拼團(tuán)全稱散客拼起來的旅游團(tuán)隊。旅游團(tuán)隊中的團(tuán)員相互拼湊，而奔著同一個旅游目的地所共同收取的十人以上（含十人）的團(tuán)隊。

   散客拼團(tuán)是一種常規(guī)的、經(jīng)濟(jì)的旅游方式，是獨立成團(tuán)團(tuán)隊之外的另一種常見團(tuán)隊，也是目前大多數(shù)團(tuán)隊旅游者所采用的旅行方式。

二、確定線路和價格

   如果是獨立成團(tuán)，專線組團(tuán)社就必須根據(jù)客人的要求來重新策劃旅游產(chǎn)品。

   計調(diào)在設(shè)計旅游產(chǎn)品時，一定要根據(jù)客人的要求進(jìn)行設(shè)計，經(jīng)常與客人溝通，設(shè)計出客人滿意的旅游產(chǎn)品。經(jīng)過雙方多次修改，最后設(shè)計出客人滿意的旅游產(chǎn)品。

   散拼團(tuán)

 

   散客拼團(tuán)客人所購買的旅游產(chǎn)品是包含了固定時間、固定地點、固定旅游期限、固定旅游內(nèi)容、固定旅游價格、固定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一種旅行社產(chǎn)品。

   專線組團(tuán)社在對客源市場調(diào)查之后，針對社會需求，就特定的旅游目的地，集中精力開發(fā)設(shè)計特定的散拼旅游產(chǎn)品。

   相對于其他旅行社來講，專線組團(tuán)社開發(fā)設(shè)計的散拼旅游產(chǎn)品具有明顯的服務(wù)與價格優(yōu)勢，這種產(chǎn)品主要針對同業(yè)旅行社進(jìn)行銷售。

   獨立成團(tuán)

   獨立成團(tuán)團(tuán)隊的報價比較復(fù)雜，需要重新詢價計價和報價。

   一旦有獨立成團(tuán)團(tuán)隊咨詢價格時，就需要組團(tuán)社向各個接待單位詢價，根據(jù)各個接待單位的報價進(jìn)行成本核算，然后向游客作出合理報價。

   散拼團(tuán)團(tuán)隊的價格是由組團(tuán)社事先就確定了價格的，直接向游客報價就可以了。不需要重新詢價計價和報價。

三、簽合同，收團(tuán)費

   1、組團(tuán)社與客人簽訂正式旅游合同。簽訂合同之后，收齊團(tuán)費。

   2、組團(tuán)社與異地接待社簽訂國內(nèi)旅游團(tuán)隊合作合同. 當(dāng)組團(tuán)社跟客人簽訂旅游合同后，要在第一時間內(nèi)跟異地接待社簽訂最終的合作合同，并要求異地接待社根據(jù)最終的行程和合同要求，充分做好所有接待事宜的準(zhǔn)備工作。

 （二）散拼團(tuán)合同的簽訂

 

   1.專線組團(tuán)社或同業(yè)旅行社與散客簽訂旅游合同。當(dāng)人數(shù)達(dá)到十人或者十人以上時，就可以拼成團(tuán)隊。

   2.同業(yè)收客旅行社與專線組團(tuán)社簽訂旅游合作協(xié)議. 當(dāng)同業(yè)旅行社與客人簽訂旅游合同以后，就客人旅游活動的接待事宜委托給專線組團(tuán)社，由專線組團(tuán)社計調(diào)部選擇旅游目的地的異地接待社。

   3.專業(yè)組團(tuán)社跟異地接待社簽訂旅游合同。

四、確定團(tuán)名和團(tuán)號

   國內(nèi)組團(tuán)社旅游團(tuán)的名稱，一般采用“地區(qū)（省或城市）＋組團(tuán)旅行社（簡稱）＋  線路名稱”組成，用中文表示。

   如北京東大旅行社組織了一個到福建武夷山4日游的旅游團(tuán)，則命名為“北京東大福建武夷山4日游團(tuán)”。

   1.全球旅游區(qū)域的劃分

 （1）國內(nèi)區(qū)城.  以中國大區(qū)為依據(jù)，可劃分為六大區(qū)，其代碼以航空公司的三位數(shù)為基數(shù)，即大區(qū)的兩位拼音代碼，加上一個主要游覽城市的首位拼音大寫，如北京（HBB)。

 

   西南大區(qū)（XN)：云南，貴州，四川，重慶，西藏自治區(qū)。

 （2）境外華僑區(qū)域。境外華僑區(qū)域可分為八個區(qū)域：①東南亞；②東亞；③西亞；④歐洲；⑤非洲；⑥美加；⑦拉美；⑧澳新。

 （3）港澳臺區(qū)域.代碼主要以城市名為主，參閱航空代碼，如香港（HKG) 。

 （4）國際區(qū)域.國際區(qū)域可分為九個區(qū)域：①東南亞；②東亞；③西亞；④北歐；⑤西歐；⑥南北非；⑦美加；⑧拉美；⑨澳新。

 （1）火車代碼在規(guī)范團(tuán)號中的應(yīng)用。鐵路硬臥用字母“W”表示，是“臥”字的漢語拼音首字母的縮寫；軟臥用字母“RW”表示，是“軟臥”漢語拼音首字母的縮寫；硬座用字母“Z”表示，是“座”字的漢語拼音首字母的縮寫；“軟座”用字母“RZ”表示，是“軟座”漢語拼音首字母的縮寫。

 （2）汽車代碼在規(guī)范團(tuán)號中的應(yīng)用.旅游用汽車以座位數(shù)來安排游客，而在規(guī)范團(tuán)號的書寫中，是以噸位來編制團(tuán)號的，符號為“T"。例如從北京參加周邊短線汽車團(tuán)1日游，乘空調(diào)旅游車往返，在團(tuán)號中交通代碼的設(shè)定為“2T" 。

  （3）飛機(jī)代碼在規(guī)范團(tuán)號中的應(yīng)用.飛機(jī)用字母“F"指代。例如，往返全程飛機(jī)，叫“雙飛”，則用“2F"表示；去程是火車臥鋪回來乘飛機(jī)，叫“單飛單臥”，則用“FM”表示。

   3.運用三字代碼設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)團(tuán)號

 

   舉例1：一個中國區(qū)域團(tuán)“北京雙飛五天游”，出團(tuán)日期為8月20日，出團(tuán)數(shù)為第一個，合成規(guī)范團(tuán)號為：HBB05——2F0820A。

   舉例2：香港雙飛五日游，出團(tuán)日期為12月26日，出團(tuán)數(shù)為第五個團(tuán)，合成規(guī)范團(tuán)號為：HKG05-2F1226E。

   舉例3：新馬泰雙飛七日游，出團(tuán)日期為2月14日，出團(tuán)數(shù)為第二個團(tuán)，首先將新加坡（SIN)、馬來西亞（KUL)、泰國（BKK）三個國家的航空代碼的首字母組成一個簡約代碼，合成規(guī)范團(tuán)號為：SKB07-2F0214B。

   4.人數(shù)在規(guī)范團(tuán)號中的表示

 

   24個成人、3個兒童（其中1個是不滿2周歲的嬰兒），此外旅行社還派了一個全陪，應(yīng)該如何書寫呢？  標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人數(shù)寫法應(yīng)該如何表示呢？

   成人有多少人，就用相應(yīng)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1人就是“1”，10人是“10"；

   兒童寫作1/2，如3個兒童寫作“3/2"；

   嬰兒在旅游費用的核算中通常是不產(chǎn)生費用的，故用1/0表示，也可寫作1/10。

   24個成人、3個兒童（其中1個是不滿2周歲的嬰兒）、1個全陪正確規(guī)范的表示方式為：24+2/2+1/10+1。

五、預(yù)報出團(tuán)計劃

   首先是向各異地接待社以傳真、電話、網(wǎng)絡(luò)等形式預(yù)報計劃，具體內(nèi)容包括：團(tuán)號、人數(shù)、行程、到達(dá)日期、離開日期、食宿要求（宗教信仰、過敏食物）等，特別應(yīng)標(biāo)明抵離的交通工具、車次、航班等相關(guān)內(nèi)容，并請接團(tuán)社確認(rèn)行程及價格。

   組團(tuán)社在發(fā)出初步計劃之后，一般會要求國內(nèi)接團(tuán)社盡快給予書面答復(fù)，主要是接團(tuán)社對各項內(nèi)容逐一進(jìn)行確認(rèn)，同時落實具體情況。

六、編制概算

   編制概算，報財務(wù)審核，總經(jīng)理簽字后開始作業(yè)；憑《概算單》、《組團(tuán)合同》、地接社《確認(rèn)》件、正式計劃—《團(tuán)隊接待通知書》填寫《借款單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，報財務(wù)審核，總經(jīng)理簽字后領(lǐng)取借款。

七、落實交通票據(jù)

   飛機(jī)團(tuán)首先將客人的身份證號碼與航空公司傳真的機(jī)票訂單逐一進(jìn)行數(shù)字核對，查看名單是否正確，將核對好的訂單附在機(jī)票委托預(yù)訂單上，傳真給航空公司通知出票，確認(rèn)好當(dāng)日出票金額，向財務(wù)提交。機(jī)票出好后應(yīng)仔細(xì)核對機(jī)票內(nèi)容，并留機(jī)票復(fù)印件備存，同時應(yīng)及時將機(jī)票發(fā)票交還給財務(wù)部。

   火車團(tuán)應(yīng)注意核對發(fā)車時間、車次、鋪位、張數(shù)，并留復(fù)印件備存交財務(wù)部。

八、接待社書面確認(rèn)

   國內(nèi)組團(tuán)計調(diào)督促接待社在最短的時間內(nèi)（8—24小時）書面確認(rèn)。確認(rèn)重點為：機(jī)（車、船）票、用房、用車、結(jié)算等。

九、發(fā)出正式計劃

   組團(tuán)社應(yīng)在團(tuán)隊到達(dá)第一站前給異地接待社發(fā)出完整、詳細(xì)的正式計劃。

   ④旅游團(tuán)委托協(xié)議書等。 

   正式計劃以正式文件打印并蓋公章，每個旅游目的地旅行社需發(fā)出兩份以上。一般在收到后給予回復(fù)，確認(rèn)計劃無誤。

十、等待異地接待社回傳

   等待異地接待社回傳確認(rèn)出團(tuán)事項，落實好團(tuán)隊的所有細(xì)節(jié)。

十一、審核確認(rèn)操作，核對每項細(xì)節(jié)

   團(tuán)隊操作落實的同時要將【國內(nèi)組團(tuán)社旅游產(chǎn)品操作預(yù)審單】交由OP主管、部門經(jīng)理審核，此單對團(tuán)隊的成本與毛利、是否存在風(fēng)險性做出預(yù)算，是發(fā)團(tuán)前確保團(tuán)隊盈利與順利的一個有效機(jī)制。

   需要對每項工作細(xì)節(jié)進(jìn)行核對，如返程火車票是否需要在本地出票，有無回民、殘疾人、軍人等特殊游客，團(tuán)隊中如有團(tuán)員在外旅游期間過生日應(yīng)告知全陪或地接酌情安排慶祝等。如有公務(wù)活動的安排，應(yīng)在出團(tuán)前確認(rèn)好接待時間地點等事項。

十二、辦理旅游人身意外保險

   團(tuán)隊出發(fā)前要給團(tuán)隊中選擇意外保險的客人上意外保險，并在出團(tuán)前得到保險公司的回執(zhí)確認(rèn)。如果購買了交通工具意外險，還需要確認(rèn)。

十三、發(fā)出團(tuán)通知書

   國內(nèi)組團(tuán)計調(diào)發(fā)游客出團(tuán)通知書和同業(yè)委托接待游客出團(tuán)通知書，把出游前需要準(zhǔn)備的資料、出游中的注意事項向游客逐項交代清楚。

十四、與全陪導(dǎo)游交接團(tuán)隊

   計調(diào)根據(jù)不同團(tuán)隊的要求選派不同的全陪，確定團(tuán)隊接待重點及服務(wù)方向，交代接待計劃，發(fā)放全陪出團(tuán)通知書。

十五、發(fā)團(tuán)、監(jiān)督、送團(tuán)

 （一）發(fā)團(tuán)

 

   發(fā)團(tuán)，指組團(tuán)社把通過各種招徠手段形成的旅游團(tuán)隊，委托給選定的接團(tuán)社，并由其負(fù)責(zé)完成合同中規(guī)定的游客應(yīng)該享受的權(quán)利和旅行游覽活動的過程。組團(tuán)社將旅游團(tuán)委托給旅游目的地接團(tuán)社后，由接團(tuán)社根據(jù)合同規(guī)定安排該旅游團(tuán)在旅游目的地的一切旅游活動，而發(fā)團(tuán)社通過對接團(tuán)社的監(jiān)督，督促對方完成旅游合同。

 （二）監(jiān)督團(tuán)隊運行情況

 

   出團(tuán)后應(yīng)至少2次通過電話向全陪或異地接待社詢問團(tuán)隊進(jìn)行狀況，出現(xiàn)問題盡可能及時在當(dāng)?shù)赜枰越鉀Q。

 

   3、監(jiān)督游客的游覽情況

   在團(tuán)隊順利結(jié)束異地行程返回本地后，組團(tuán)國內(nèi)組團(tuán)計調(diào)與全陪一起搞好送團(tuán)工作。主動征求客人的意見，讓游客高高興興地結(jié)束整個旅游行程。

十六、后續(xù)工作

   團(tuán)隊返回后，全陪應(yīng)在3日內(nèi)前往公司報賬，提交全陪導(dǎo)游報賬單、全陪導(dǎo)游日志、游客意見反饋單、旅游車評核表、發(fā)票、團(tuán)隊合影照片。

   與異地接待社確認(rèn)好最終賬單后，核算最終團(tuán)隊成本，回團(tuán)一周內(nèi)與財務(wù)部結(jié)團(tuán)。與異地接待社溝通反映接待反饋情況，并通知團(tuán)款支付時間。

   1.建立團(tuán)隊檔案。團(tuán)隊結(jié)束之后，要整理該團(tuán)的原始資料，每月底將該月團(tuán)隊資料登記存檔，以備查詢。這些資料保存期為兩年以上。

   2.總結(jié)工作。 全陪對整個帶團(tuán)工作進(jìn)行總結(jié)，檢查全陪的帶團(tuán)日志；處理表揚與投訴。

   根據(jù)線路產(chǎn)品的銷售情況，及成團(tuán)后的游客反饋情況及時進(jìn)行調(diào)整，對不完善、存在投訴隱患的地方予以解決。